Peut-on géolocaliser les véhicules de ses salariés ?

Pour quels objectifs peut-on géolocaliser un véhicule de salarié ?

La CNIL admet la géolocalisation des véhicules confiés aux salariés pour six objectifs précis, et seulement pour ceux-là.

Selon la CNIL, un dispositif de géolocalisation peut servir à :

• suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services liée à l'utilisation du véhicule ;
• assurer la sécurité du salarié, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, notamment retrouver un véhicule volé ;
• mieux répartir les moyens entre des interventions dispersées, par exemple envoyer le technicien le plus proche d'une panne ;
• accessoirement, suivre le temps de travail, lorsqu'aucun autre moyen ne le permet ;
• respecter une obligation légale ou réglementaire liée au type de transport ou aux biens transportés ;
• contrôler le respect des règles d'utilisation du véhicule.

Pour ce dernier point, la CNIL précise que les kilomètres parcourus pendant une période où le véhicule ne doit pas rouler suffisent à caractériser un abus, sans connaître le trajet. Plus largement, l'article L. 1121-1 du Code du travail interdit toute restriction des libertés « qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnée au but recherché ».

Sources : CNIL : la géolocalisation des véhicules des salariés · Code du travail, article L. 1121-1 (Légifrance)

Qu’est-ce qui est interdit ?

Un employeur ne peut pas utiliser la géolocalisation pour surveiller un salarié en permanence, contrôler sa vitesse ou le suivre en dehors du temps de travail.

La CNIL exclut explicitement ces usages :

• contrôler le respect des limitations de vitesse ;
• contrôler un salarié en permanence ;
• équiper le véhicule d'un salarié libre d'organiser ses déplacements, par exemple un VRP ;
• suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat ;
• collecter la position en dehors du temps de travail (trajet domicile-travail, pauses), y compris pour lutter contre le vol ou vérifier l'usage du véhicule ;
• calculer le temps de travail lorsqu’un autre dispositif existe déjà.

La CNIL ajoute qu'un outil installé pour un objectif ne doit pas en poursuivre un autre en cachette : un suivi mis en place pour organiser des tournées ne doit pas servir à contrôler la vitesse des conducteurs en temps réel.

Sources : CNIL : la géolocalisation des véhicules des salariés · CNIL : le contrôle de l'activité des personnes employées

Comment informer les salariés et le CSE ?

Les salariés doivent être informés individuellement avant la mise en service, et le CSE doit être informé et consulté avant la décision d'installer le dispositif.

L'article L. 1222-4 du Code du travail pose le principe : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. L'article L. 2312-38 prévoit que le comité social et économique (CSE) est informé et consulté, avant la décision de mise en œuvre, sur les moyens permettant un contrôle de l'activité des salariés. La CNIL rappelle que cette consultation concerne les entreprises de 50 salariés et plus.

D'après la CNIL, chaque salarié doit connaître :

• l'identité du responsable du traitement (l'employeur) ;
• les objectifs poursuivis ;
• la base légale, par exemple l'intérêt légitime de l'employeur ou une obligation légale ;
• les destinataires des données ;
• son droit d'opposition pour motif légitime ;
• la durée de conservation des données ;
• ses droits d'accès et de rectification ;
• la possibilité de saisir la CNIL.

Cette information peut prendre la forme d'un avenant au contrat de travail ou d'une note de service. La CNIL publie un exemple de note, à adapter à chaque entreprise.

Sources : Code du travail, article L. 1222-4 (Légifrance) · Code du travail, article L. 2312-38 (Légifrance) · CNIL : le contrôle de l'activité des personnes employées · CNIL : exemple d'information en cas de géolocalisation des véhicules des salariés

Combien de temps peut-on conserver les données de géolocalisation ?

En principe deux mois au maximum ; un an ou cinq ans seulement dans deux cas précis prévus par la CNIL.

Dans son exemple de note d'information, la CNIL ajoute qu'en cas de contestation d'une prestation, les données peuvent être gardées jusqu'au règlement de la contestation.

Sources : CNIL : la géolocalisation des véhicules des salariés · CNIL : exemple d'information en cas de géolocalisation des véhicules des salariés

Quels sont les droits des salariés géolocalisés ?

Le salarié peut accéder à ses données, s'opposer à un dispositif non conforme et doit pouvoir couper la géolocalisation en dehors du temps de travail.

• Droit d'accès : à sa demande, le salarié obtient les données enregistrées sur lui (dates, heures, trajets).
• Droit d'opposition : il peut s'opposer à un dispositif qui ne respecte pas les conditions légales.
• Désactivation : il doit pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de sa position en dehors du temps de travail. L'employeur peut contrôler le nombre et la durée des désactivations et sanctionner les abus.
• Destinataires limités : seuls le personnel habilité, l'employeur et, pour justifier une prestation, le client y ont accès ; le nom du conducteur n'est en principe pas transmis au client.

Ces droits sont concrets : la CNIL cite le cas d'une entreprise sanctionnée de 10 000 euros pour avoir refusé à un salarié la copie de ses relevés de géolocalisation après un accident. Un salarié peut saisir la CNIL, l'inspection du travail ou le procureur de la République.

Sources : CNIL : la géolocalisation des véhicules des salariés · CNIL : adresser une plainte

Checklist de conformité pour l'employeur

Avant d'activer la géolocalisation, un employeur peut vérifier ces huit points, tirés des pages de la CNIL citées dans ce guide.

• Écrire l'objectif du suivi et vérifier qu'il figure parmi les finalités admises par la CNIL.
• Vérifier qu'aucun moyen moins intrusif ne permet d'atteindre cet objectif.
• Consulter le CSE avant la décision, si l’entreprise compte 50 salariés ou plus.
• Informer chaque salarié par écrit avant la mise en service (avenant ou note de service).
• Garantir l’absence de collecte hors temps de travail et permettre au salarié de désactiver le suivi.
• Fixer les durées de conservation : deux mois par défaut, un an ou cinq ans seulement dans les cas prévus.
• Limiter l'accès aux personnes habilitées, avec identifiant, mot de passe et journal des accès.
• Inscrire le dispositif au registre des activités de traitement et associer le délégué à la protection des données (DPO) s'il existe.

Sources : CNIL : la géolocalisation des véhicules des salariés · CNIL : le contrôle de l'activité des personnes employées

Ce que fait Noditrack pour vous aider à respecter ces règles

Noditrack permet de configurer des heures de travail par véhicule : en dehors de ces heures, la position n'est pas collectée, ce qui aide à respecter la règle de la CNIL qui interdit de collecter la position hors temps de travail. Par défaut, le suivi est continu : c'est à l'employeur de configurer ces heures.

Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud, par une entreprise française. L'employeur reste responsable du traitement : c'est à lui de définir l'objectif du suivi, d'informer ses salariés et le CSE, et de fixer les durées de conservation. Pour voir comment Noditrack s'utilise au quotidien, consultez les tarifs ou réservez une démo.

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